Datové schránky - státním institucím a právnickým osobám zakládá nový zákon č.300/2008 Sb. (Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) od začátku července roku 2009 povinnost komunikovat i v elektronické podobě. Tímto zákonem, který je někdy nazýván prostě zákonem eGovernmentu, vznikne některým subjektům povinnost přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou namísto papírových doporučených dopisů. Za tímto účelem byl zřízen Ministerstvem vnitra ISDS (Informační systém provozu datových schránek), o kterém se mezi veřejností hovoří jako o projektu datové schránky.

K čemu by měl ISDS sloužit a jak budou
elektronické dokumenty vypadat?

Datové schránky (ISDS) budou sloužit k příjímání a odesílání úředních dokumentů v elektronické podobě. Datové schránky po přihlášení zobrazí doručené datové zprávy a všechny nové označí jako doručené (podobně jako doručený doporučený dopis). Datové schránky budou také sloužit k odesílání nových datových zpráv organizacím státní moci. Datové zprávy, označeny datovou značkou, mohou nahrazovat doposud používané klasické doporučené papírové písemnosti. Pro lepší orientaci v oblasti datových schránek využijte slovník pojmů, který nové pojmy v oblasti datových schránek vysvětluje.

Subjekty, kterých se používání datových schránek bude týkat:

• Orgány státní moci
• Právnické osoby
• Orgány definované v § 15 a 16 zák. např.:
  • zdravotní pojišťovny
  • advokáti
  • notáři
  • daňoví poradci
• Fyzické osoby/občané (nepovinně)

Při manipulaci s elektronickými dokumenty těmto subjektům pravděpodobně vzniknou nové povinnosti spojené s ukládáním některých elektronických dokumentů (archivační/skartační lhůty vztahující se na dokumenty) po dobu roku až po desítky let.

 

Co bude třeba ve vztahu k elektronickým dokumentům řešit 

• hlídání termínů
• evidenci dokumentů
• rozdělování dokumentů
• oběh dokumentů
• vyřizování dokumentů
• vyhotovování dokumentů
• podepisování dokumentů a užívání datových značek
• odesílání dokumentů
• ukládání dokumentů 

Evidenci, ukládání, oběh datových zpráv mohou subjekty vyřešit různými způsoby

Datové schránky a podnikatelé (právnické a fyzické osoby) – bezpečné ukládání a oběh elektronických dokumentů

 Datové schránky budou pro podnikatele znamenat zcela nový přístup k úředním listinám, které dosud byly doručovány doporučeně nebo s dodejkou. Půjde především o formát dokumentu a přístup k nakládání s elektronickým dokumentem. Papírový, listinný dokument bude nahrazen elektronickým dokumentem. Aktuálně uvažuje Ministerstvo vnitra o souborech formátu pdf, png nebo tif. Pro soubor doručený do datové schránky se používá termín „datové zpráva". Datové schránky budou přístupné přes webové rozhraní, přes které má být možné datové zprávy prohlížet, číst, kontrolovat doručení, stahovat a jejich obsah ukládat (viz Ilustrace 1 - Datové schránky a informační systémy ...). Protože ukládání doručených úředních listin pro pozdější použíti je někdy nezbytné, budou subjekty, které používají datové schránky hledat bezpečný a spolehlivý způsob ukládání a vyhledávání obsahu důležitých datových zpráv. Hlavním důvodem je, že datové zprávy budou vždy po uplynutí 90 dní od přihlášení do datové schránky z datové schránky smazány.

Datové zprávy nebo doporučený dopis - víte co je fikce doručení?

Pro datovou zprávu platí, podobně jako u listovních zásilek, fikce doručení ve lhůtě 10 dní. Pokud se podnikatel nepřihlásí do datové schránky po dobu 10 dní od doručení datové zprávy, je taková datová zpráva automaticky považována za doručenou. V případě nevyzvednutí datové zprávy z důvodu nějaké překážky, lze požádat ve lhůtě 15 dní od překážky, která bránila vyzvednutí o prominutí úkonu. 

Datová schránka

Datová schránka je součástí systému datových schránek a slouží k nakádání s datovými zprávami. Jako základní nástroj komunikace mezi úřady státní správy a právnickými a fyzickými subjekty je datová schránka využívána především pro doručování úředních listin v digitální podobě. Pro vstup do datové schránky je třeba podat žádost, na základě které bude subjektu nebo osobě datová schránka vytvořena. Po prvním přihlášení je datová schránka aktivní a osoby mohou do datové schránky začít příjímat datové zprávy ze strany úřadů státní zprávy.

Datové schránky neumožní dlouhodobé povinné
ukládání příchozích zpráv

Datové schránky slouží k doručování a odesílání datových zpráv, dále ke čtení datových zpráv a také jako nástroj, který ověřuje doručení datové zprávy do jiné datové schránky. Ačkoliv by se na první pohled mohlo zdát, nejedná se o klasický e-mail se všemi jeho funkcemi. Datové schránky poskytují jen část funkcí klasického e-mailu, rozhodně si například podnikatelé ani orgány státní moci datové zprávy ve své datové schránce nemohou dlouhodobě uchovávat. Důvodem je, jak zmíněno výše, že datové zprávy jsou po určité době ze schránky odstraněny.

SAFE DS - bezpečný nástroj pro nakládání
s datovými zprávami

SAFE DS je nadstavbou nad Informačním systémem datových schránek a slouží pro trvalé, bezpečné uložení a zpracování datových zpráv. Obsah datové zprávy může být úřední listina v elektronické podobě. Na některé úřední listiny se ze zákona vztahují archivační a skartační lhůty a bude jej třeba dodržet i u dokumentů v elektronickém formátu. SAFE DS poskytuje prostředí pro dlouhodobé bezpečné ukládání a vyřizování elektronických dokumentů. Podporuje řízené předávání dokumentů pracovníkům a především hlídá dodržování lhůt (lhůty na vyřízení přijaté datové zprávy a zpracování odpovědi) stanovených orgánem státní moci. Jednoduše se vyhnete zmeškaným lhůtám díky včasnému upozornění na blížící se termín, který Vám SAFE DS zašle do e-mailové schránky. Sdílení jednoho dokumentu vybraným pracovníkům ušetří čas na vyřízení jedné listiny v řádech hodin. Uložení elektronického dokumentu na bezpečném místě bez rizika ztráty a prodlení - to je systém pro bezpečnou správu dokumentů SAFE DS. 

SAFE DS a spisová služba

Součástí portfolia AiP Safe je vlastní modul spisové služby (viz reference evidence příchozí a odchozí pošty) s plnou integrací s ISDS a zároveň modul SAFE DS, který umožňuje procesní zpracování dokumentů a jejich bezpečné uložení. SAFE DS zároveň disponuje i rozhraním pro napojení na stávající spisové služby organizace. Rozhraní pro komunikaci se spisovou službou klienta umožní předání uložené datové zprávy do spisové služby resp. příchozí a odchozí pošty. Modul SAFE DS umožní datové zprávy vyhledat, zobrazit, procesně zabezpečit vypracování odpovědi, dále předávat nebo exportovat pro účely poskytnutí uložených datových zpráv dalším aplikacím.  

Datové zprávy - archivace a oběh elektronických dokumentů
v organizacích státní moci

Organizace státní správy a samosprávy by měly být vybaveny systémem elektronické a spisové služby, který zajišťuje evidenci písemností. Tyto organizace propojí své systémy s ISDS a přes komunikační rozhraní se napojí na datové schránky. Datové zprávy se budou automaticky přesouvat do spisové služby, kde je lze rozdělovat pracovníkům. Do systému ISDS lze datové zprávy i odesílat právě z ESAS (Elektronická spisová a archivační služba AiP Safe) a celou problematiku řešit jen v elektronické podobě.

OZP – Oborová zdravotní pojišťovna zaměstnanců bank, pojišťoven a stavebnictví v minulých měsících přecházela na Spisovou službu SAFE od společnosti AiP Safe.

Řídící výbor hodnotí projekt kladně

Po třech měsících provozu je Spisová služba SAFE úspěšně používána napříč celou organizací a systém plynule běží. Vedení OZP na posledním řídícím výboru vyjádřilo spokojenost se stavem, ve kterém se nachází projekt Spisové služby; průběh zavedení systému hodnotí jako bezproblémový.

 Spisová služba podle Národního standardu

OZP je organizací, která je povinna evidovat podání a odpovědi přes spisovou službu ve smyslu zákona č. 190/2009 Sb. (novela zákona č. 499/2004 Sb.) o archivnictví a spisové službě a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pro společnost OZP nebyla evidence přijaté a odeslané pošty v elektronické podobě novinkou, vlivem změny v české legislativě byla nucena začít používat spisovou službu, která těmto novým legislativním požadavkům vyhovuje. Ve výběrovém řízení zvítězila Spisová služba SAFE, která plně odpovídá těmto nárokům, navíc umožňuje bezešvé propojení dokumentů ze spisové služby s již stávajícími workflow procesy.  

 Úspěšné nasazení systému

Protože se jedná o systém, který přinese změnu do pracovních činností a návyků téměř každého pracovníka,  komplikace byly nasnadě. Příprava se vyplatila a po uplynutí 3 měsíců rutinního provozu Spisové služby SAFE je stav projektu zavedení nové spisové služby hodnocen velmi kladně.

Jak to všechno začalo 

V roce 1991 se tři technici z Gramofonových závodů dohodli na společném podnikání. Tak vznikla naše první společnost, icome, s. r. o. - partner pro CD-ROM. Nabízeli jsme jako jedni z prvních na trhu CD-ROM mechaniky, tituly a především úžasnou možnost dlouhodobého uložení 600 MB dat na tomto médiu. Zajišťovali jsme nejen uložení, ale i kontrolu médií pro zachování jejich čitelnosti a mezi prvními také fulltextový vyhledávací a prezentační software pro CD-ROM.

První digitalizace

Ješte před zahájením digitalizace rukopisu jsme jako první zakázku realizovali v roce 1992 digitalizaci ochranných známek pro Federální úřad pro vynálezy. I po 20 letech jsou námi naskenované soubory stále čitelné v původním formátu.

Paměť světa

Na jaře 1993 jsme ve spolupráci s Národní knihovnou CR a UNESCO vydali první databázi vybraných ukázek ze vzácných rukopisu na CD-ROM „Pamět světa“. Zároveň jsme se vydali na cestu hledání, jak správně dlouhodobě ukládat digitalizované obrazové soubory a jejich metadata tak, aby byly co nejméně závislé na rychle se vyvíjejících technologiích a formátech. Toto hledání vyvrcholilo návrhem formátu DOBM, který byl v roce 1999 přijat jako doporučení UNESCO pro program Paměť světa.

 AiP Safe

Na přelomu minulého tisíciletí nás oslovilo Ministerstvo obrany a získali jsme zakázky od první banky a pojištovny. Přenesli jsme se do komerční a zejména finanční sféry, která patří k vůbec nejnáročnejší kategorii zákazníků. V té době jsme již měli k dispozici druhou verzi předchůdce současného frameworku SAFE.

Framework SAFE

Dnešní SAFE je otevřená stavebnice skládající se ze spolehlivých systémových služeb, jejichž základem je archiv ověřený v produkci na velkých objemech dat. Zároveň umožňuje jednoduché zapojování pluginů dle konkrétní potřeby daného projektu. Vrstva workflow zajištující procesy vznikala postupně a obměňovala se v průbehu let na základě konkrétních zkušeností. Běh
frameworku je kontinuálně logován k zajištění optimálního chodu systému. 

OAIS

Model OAIS je soubor obecných doporučení při budování digitálního archivu. Řídí se jimi jak paměťové instituce, tak i banky, pojišťovny a další subjekty, které potřebují dlouhodobě bezpečně ukládat data s jejich metadaty a zajistit jejich citelnost a efektivní dostupnost. Naše implementace OAIS plně odpovídá modelu a prináší další možnosti navíc. 

Referenční model podle OAIS

Národní digitální knihovna

Práce na budování Národní digitální knihovny je pro nás logickým vyústěním našich předchozích zkušeností a postavení v oblasti dlouhodobého ukládání dokumentu na domácím trhu. Přes počáteční neduůvěru se nám podařilo navázat konstruktivní spolupráci. V Národní knihovně vznikl nový tým s chutí prezentovat českou invenci a dovednost do světa a ne jen kopírovat jiné. Práce na implementaci pro NDK nyní vrcholí a již brzy ji budeme moci představit odborné veřejnosti.

Rešení SAFE jsou používána ve veřejném i soukromém sektoru

Framework SAFE je používán nejen jako dlouhodobé bezpečné úložiště, ale i jako agendový systém pro správu klientské dokumentace, smluv a objednávek, faktur, ISO dokumentace a dalších typu dokumentu dle potřeb našich zákazníků.
V neposlední řadě dodáváme našim zákazníkům spisovou službu podle národního standardu včetně časových razítek, digitálního podepisování a připojení na informační systém datových schránek.

INFORUM 2012: 18. ročník konference o elektronických informačních zdrojích

Kdy: 22.-24. května 2012
Kde: Vysoká škola ekonomická v Praze, Česká republika
Organizátoři: Albertina icome Praha a Vysoká škola ekonomická
Web: www.inforum.cz

Společnost AiP Safe  s.r.o. otevřela Brněnskou pobočku. Svým klientům a obchodním partnerům je  nově k dispozici na adrese:

AiP Safe

Optátova 19a
637 00 Brno - Jundrov

Telefon: +420 257 327 037
Fax: +420 257 322 033
E-mail: info[at]aipsafe.cz

Česká pojišťovna ZDRAVÍ používá pro oběh a řízení zpracování dokumentů systém SAFE dodaný partnerem AiP Safe - společností XEROX CZECH REPUBLIC.

Systém, nasazený do ostrém provozu v září 2009, pokrývá evidenci přijaté a odeslané pošty včetně její distribuce v rámci organizace. Zajišťuje uložení, zpřístupnění a zpracování klientských dokumentů, a umožňuje sledování jejich oběhu.

K datové schránce je k dispozici bezpečný klíč, který zajišťuje vyšší stupeň bezpečnosti v přistupování do datových schránek nebo umožní opatřit elektronické dokumenty, které mohou být součástí datové schránky, zaručeným elektronickým podpisem.

Co klíč pro datovou schránku umožňuje