SAFE Datové schránky

Co vám přinesou datové schránky?

Zavedení datové schránky znamená pro organizace (právnické osoby) nový povinný komunikační kanál při styku s orgány státní moci (a dalšími subjekty vyjmenovanými v zákoně). Od poloviny roku 2010 se otevírají další možnosti, kdy bude systém ISDS rovněž možné použít pro komunikaci mezi podniky.

Datové schránky s sebou přinášejí usnadnění komunikace, ale na druhé straně rovněž zvýšené nároky na informační infrastrukturu. Dokumenty doručované jako datové zprávy je, z důvodů devadesáti denní lhůty smazání od obdržení, třeba dlouhodobě ukládat a zpracovávat nejen s ohledem na lhůtu vyřízení datové zprávy, v řadě případů danou směrnicemi, zákony či vyhláškami. V rámci běžných firemních procesů je pak třeba tyto dokumenty distribuovat pověřeným osobám, které je vyřídí apod.

Naše řešení pro datové schránky postavené na platformě SAFE se stará nejen o vše uvedené, ale poskytuje další nadstavbové služby nad datovými schránkami a plně se integruje do stávajících procesů a informačních systémů organizace.

SAFE Datové schránky

SAFE Datové schránky zajišťuje ukládání a zpracování datových zpráv na platformě SAFE. Obsahuje standardní funkcionality spisové služby a umožňuje řídit distribuci přijaté datové zprávy a v ní uložených dokumentů uvnitř organizace včetně sledování stavu a lhůt jejich vyřízení. Nabízí tyto vlastnosti:

• příjem a odesílání datových zpráv spolu se sledováním stavu doručení
• distribuce přijatých datových zpráv v organizaci
• hlídání lhůty pro vyřízení datové zprávy a automatické upozorňování na její vypršení
• nástroje pro kontrolu zpracování datových schránek a datových zpráv
• prohlížení a vyhledávání datových zpráv uložených v systému
• dlouhodobé, bezpečné uložení datových zpráv i po jejich smazání ze schránky po devadesáti dnech
• přehled datových zpráv k danému subjektu, evidovaného v adresáři
• vyhledávání datových schránek adresátů
• uložení nových adresátů při příjmu zpráv z datové schránky
• lze rozšířit o podepisování souborů ve formátu PDF

Propojte datové schránky s firemními procesy

SAFE Datové schránky lze rozšířit na kompletní evidenci příchozí a odchozí pošty. Tuto vstupní evidenci můžete následně propojit s dalšími řešeními v systému SAFE.

Vedle komunikace s orgány státní moci je typickým příkladem komunikace mezi podniky, kterou bude systém ISDS umožňovat od poloviny roku 2010. SAFE datové schránky či evidenci příchozí a pošty tak lze jednoduše navázat na řešení pro správu faktur, smluv či objednávek či jiných typů dokumentů, s nimiž běžně pracujete. Samozřejmostí je užší napojení na stávající systémy organizace (např. ERP).

SAFE datové schránky představuje homogenní systém, který vám pomůže s centrální správou dokumentů napříč organizací v souladu s definovanými firemními procesy a usnadní vašim zaměstnancům přístup k důležitým informacím.

Související řešení

SAFE Datové schránky jsou připraveny na integraci s jednotlivými řešeními pro správu dokumentů.

Výklad pojmů k projektu datové schránky