Proč používat DMS systém?

Každá organizace zpracovává dnes a denně množství dokumentů, které sama vytváří nebo jsou jí doručeny. Dokument je dynamickým prvkem, jehož obsah podléhá změnám, je třeba jej účelně distribuovat v rámci organizace, v případě potřeby zajistit jeho okamžitou dostupnost a rovněž jeho bezpečné uložení v souladu s vnitřními nebo vnějšími směrnicemi, jimiž se organizace řídí. Typickým příkladem je vytvoření a schválení smlouvy nebo evidence faktury a její zaúčtování. Exponenciální růst počtu přijatých nebo vytvořených dokumentů a jejich evidence v tradiční papírové podobě představuje zátěž, která se projevuje nejen po stránce finanční a časové, ale rovněž v náročném organizačním zajištění.

Veškeré činnosti spojené s evidencí papírových dokumentů lze přenést do systému pro správu dokumentů a příslušné administrativní agendy tak zcela elektronizovat. Díky tomu lze optimalizovat často složité pracovní procesy, urychlit oběh dokumentů a současně zajistit jejich dostupnost všem odpovědným uživatelům. DMS systém tak představuje důležitý prvek informační infrastruktury podniku, který při správné implementaci zefektivní tok činností a informací v návaznosti na další systémy. Takto lze např. digitalizovat zcela běžné agendy, jakými jsou zpracování faktur, tvorba a schvalování smluv, správa řízené dokumentace a mnohé další.

Nasazení DMS systému se vyznačuje těmito stěžejními přínosy:

• Evidence dokumentů probíhá v elektronické podobě - každý dokument je evidován elektronicky a může být doplněn o digitalizovanou kopii původní papírové předlohy. Zpracování probíhá v jednotném rozhraní a veškeré změny provedené na dokumentech jsou zaznamenány ve formě verzí spolu s jejich původci.
• Okamžitá dostupnost dokumentů - každý dokument je okamžitě dostupný. DMS systém obsahuje nástroje pro jeho rychlé vyhledání a zobrazení.
• Řízení oběhu dokumentů v rámci organizace - proces zpracování dokumentu může vyžadovat jeho oběh po organizaci. V DMS systému lze tento požadavek řešit implementací workflow procesu, pomocí něhož je řízeno „předávání" dokumentů odpovědným osobám. Nedochází ke ztrátám dokumentů či k jejich nesprávnému předání.
• Modelování pracovních procesů - pracovní procedury lze modelovat prostřednictvím workflow procesu, který stanovuje jednotlivé kroky. Díky tomu se lze soustředit na vlastní práci, aniž by bylo třeba složitě řídit či kontrolovat organizační zajištění.
• Bezpečnost - dokumenty jsou bezpečně uloženy a přístup k nim lze škálovat úrovní oprávnění.
• Dlouhodobé uložení a archivace - dokumenty mohou být uloženy standardně v databází nebo zálohovány na jiných médií (např. magnetických páskách).